Microsoft: Excel

Buen día mi nombre es Meliver Rosario y este blog contiene información básica sobre Microsoft: Exel. Qué es Exel?

Excel 2010 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. PARA QUÉ SIRVE EXCEL? Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso. Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. CONCEPTOS BÁSICOS: 1.- CONCATENAR Si bien la palabra concatenar puede sonar muy elaborada, se trata de una función que, en esencia, te permite combinar datos en una sola celda. Digamos por ejemplo que tienes un nombre y un apellido en las celdas A1 y A2 respectivamente. Entonces, puedes ingresar =CONCATENAR(A1,“ ”,A2), lo cual combinará los nombres en una sola celda con las comillas (“ ”) añadiendo un espacio al medio. 2.- MAX y MIN Estas son funciones bastante simples que te ofrecen los valores máximos y mínimos. Solo debes ingresar en la columna o fila con números que quieres buscar y te dará como resultado el MAX o MIN dependiendo de la que utilices. Por ejemplo, =MAX(A1:A10) te mostrará el máximo valor numérico en aquellas filas. 3.- NOMPROPIO Esta función es muy útil cuando un conjunto de datos tiene mucho texto en formato extraño que luce mezclado con mayúsculas en posiciones incorrectas. Por ejemplo, la celda A1 podría mostrar el texto: lisTa De estudiaNteS. En ese caso, podrías ingresar =NOMPROPIO(A1), lo cual lo cambiaría inmediatamente a Lista de Estudiantes. 4.- INDICE + COINCIDIR Índice Esta es una de las combinaciones de funciones más utilizadas en Excel cuando se trata de realizar búsquedas. Cuando se usan en combinación, INDICE y COINCIDIR te permiten extraer valores de un gran conjunto de datos de forma precisa. El orden que debes seguir es el siguiente: =INDICE(lista de valores, COINCIDIR(lo que deseas buscar, columna, identificador de orden)). De esta forma, te es posible buscar en toda la hoja de cálculos. 5.- BUSCAR y HALLAR Estas son dos de las funciones importantes en Excel cuando se necesita aislar texto específico dentro de un conjunto de datos. Ambos se encuentran listados aquí porque =BUSCAR te da como resultado una coincidencia exacta. Por ejemplo, si usas =BUSCAR e ingresas la palabra Promedio, solo obtendrás la palabra en exactamente las mismas condiciones en las que la escribiste: Promedio. 6.- BUSCARV Y ya que hablamos de funciones de búsqueda, es necesario mencionar BUSCARV. Tiene una utilidad similar a INDICE + COINCIDIR, pero solo te permite examinar y devolver un valor correspondiente de otra columna de forma horizontal (izquierda a derecha). 7.- Comparaciones con SI Esta te permite obtener un resultado con valores ciertos o falsos, por lo que se trata de una de las funciones lógicas de Excel. Un ejemplo nos permitirá explicarlo de mejor forma. Un profesor que necesita colocar las notas de un grupo de alumnos, puede utilizar la función SI para determinar, en base a las calificaciones, quiénes se encuentran aprobados y quiénes reprobaron. 8.- Y Esta es otra función lógica de Excel que se encarga de revisar si determinados argumentos son ciertos o falsos. Por ejemplo, =Y(A1”BIEN”,B2>10) dará como resultado VERDADERO si es que A1 es BIEN y el valor de B2 ES MAYOR QUE 10. También es posible revisar más valores si los añades con una coma. 9.- LARGO Esta función te brinda rápidamente el número de caracteres en una celda determinada. LARGO es especialmente útil cuando se intenta determinar las diferencias entre identificadores únicos, los cuales son bastante extensos y no se encuentran en orden. Para utilizarla, simplemente debes ingresar =LARGO(seleccionar celda). 10.- SUMA, CONTAR, PROMEDIO Suma contar promedio Terminaremos la lista con tres de las funciones más básicas de Excel. Como su nombre sugiere, SUMA te permite sumar cualquier número de columnas o filas al seleccionarlas o escribir en ellas. Por ejemplo, ingresar =SUMA(A1:A8) sumaría todos los valores entre las celdas A1 y A8. De igual forma, CONTAR cuenta el número de celdas en un conjunto que comprende diferentes valores. Por otra parte, PROMEDIO te muestra el promedio de los números en un determinado número de celdas. Si bien, estas son bastante básicas, son tres de las principales funciones de Excel. Ahora conoces algunas de las funciones más útiles de Excel. Se trata de un programa muy amplio, por lo que siempre es recomendable conseguir la formación adecuada que te ayude a dominar por completo las hojas de cálculo. IDENTIFICAR Y DESCRIBIR LOS ELEMENTOS:

1.2. La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. 8 1.3. La ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Contiene dos tipos básicos de elementos: Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo. Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña. 1.4. Las barras La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar . La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . 9 Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos.... La cinta de opciones La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos. POR QUÉ ES IMPORTATNTE APRENDER EXCEL: En definitiva con Excel podrás almacenar una gran cantidad de datos, así como manejarlos y actualizarlos, lo que ayudará en el correcto funcionamiento y control de la empresa. Por tanto, si todavía no conoces Excel o no tienes un dominio adecuado de él, debes empezar lo antes posible a trabajar en ello. En clonclusión Excel es una herramienta muy útil y muy importante para todo persona que maneja mucho datos en un empresa, compañía, escuela, tienda, etc, nos ayuda a mantener todos los datos organizados y nos da facilidad a la hora de encontrar o modifícar estos datos.